«Чтобы всё успеть, мне завтра надо проснуться пораньше. Например, в 1971-м». «Точно про меня», — улыбнувшись, подумала я, бесцельно серфя ленту инстаграма. Сегодня опять не успела в спортзал и к стоматологу не записалась, а с прошлой недели еще коммунальные платежи не оплачены… В голове постоянно крутятся дела, при этом я снова откладываю их на потом. Еще чуть-чуть, и паду смертью храбрых под горой, сравнимой с Эверестом, из накопившихся задач.

Пожалуй, придется сделать невозможное: выработать силу воли и взять под контроль свои дела. Научиться распределять время, разобраться с самодисциплиной и усвоить, наконец, основы тайм-менеджмента. А поможет сегодня нам в этом Ирина Коваленко, психолог, когнитивно-поведенческий психотерапевт.

Время — самый ценный и невосполнимый ресурс, который мы имеем. Современный ритм жизни накладывает на нас такое количество обязанностей, что в какой-то момент не понимаешь, что важно, а что второстепенно. Мозг перегружен, и появляется ощущение бесполезности жизни, которое в дальнейшем может привести к серьезным психологическим расстройствам. Что же делать?

Хранилище задач и горизонт планирования

Новый красивый ежедневник, удобное приложение на телефон, таблица на рабочем столе вашего ноутбука — выберите подходящий вариант.

Планирование всегда стоит начинать с конечной цели. Задайте себе вопрос: «Что я хочу в итоге получить?», далее по пунктам распишите шаги к этой цели, и только после вводите фактор времен. Причем начинайте так же разворачивать с конца: «Если я хочу вот это через год, значит, в полгода нужно сделать это, в месяц это» и так далее. В конце важно себя спросить, насколько план выглядит реальным и согласуется с моими ресурсами (временными, эмоциональными, физическими). Скорректировать.

Постановка нереалистичных целей — основная причина срыва всех дедлайнов и планов. Сначала мы ставим перед собой невозможные задачи, а потом удивляемся, куда исчезла наша мотивация и почему не вышло за месяц сделать проект, на который требуется год.

Допустим, на день, неделю. Выписывая задачи, желательно конкретизировать: не «почитать книгу», а «читать в течение 40 минут книгу», не «позаниматься спортом», а «дыхание + йога на 60 минут». Это позволит расставить приоритеты, легко сосредоточиться на задачах и уделить им максимум внимания. А вычеркивание из списка выполненных дел даст ощущение того, что день прошел с пользой.

Горизонт планирования зависит от области планирования. В работе планировать карьерную траекторию лет на 5 — вполне допустимо, дольше нет смысла: мир очень быстро меняется. В сфере здоровья вряд ли получится строить планы больше, чем на год, а в сфере семьи — можно и на 10 лет: покупка квартиры, например. Важно помнить про эффект Делмора — это такое когнитивное искажение, когда мы предпочитаем простые и однозначные варианты выбора более сложным и неопределенным. Держать в голове долгосрочные цели может быть неприятно, а концентрация на текущих делах успокаивает, но важно помнить, что именно долгосрочные цели приносят самые ценные плоды.

Желая быстрого результата, мы из раза в раз совершаем большую ошибку: хватаемся за десять дел одновременно, а выполняем только два или три. Есть устойчивая иллюзия: кажется, что, выполняя несколько дел одновременно, успеешь больше. Проходит время, и мы опять обнаруживаем, что ничего не сделано.

Не пытайтесь занять весь день для того, чтобы работать. Задача планирования — эффективно распределять ресурсы в течение дня, работать без стресса и создать баланс полноценной жизни с отдыхом, творчеством и самосовершенствованием.

Важно понимать, что многозадачности как таковой не существует, можно только быстро переключаться между задачами, при этом эффективно выполняя только одну. Когда дела решаются в режиме аврала, ухудшается качество работы и, как следствие, возникают ошибки, на устранение которых требуется еще больше времени и сил.

Чтобы не допустить аврала, возьмите за правило в данный момент времени работать только над одним делом. Важнейший принцип тайм-менеджмента — не прокрастинировать, иными словами, не откладывать дела на потом, а решать проблемы по мере их поступления, это значит, при первой возможности. Только так понятие «не тянуть волынку» станет вашей отличительной чертой, а результатом — наличие эффективного времени и на работу, и на отдых.

Важные дела и «оно мне надо»

В создании распорядка дня распределим дела на важные и не очень. Мелкие задачи — написать письмо, сделать телефонный звонок, оплатить счета — лучше не откладывать в долгий ящик и выполнять сразу по мере их поступления, и только потом концентрироваться на более крупных.

Чтобы решить сложную или большую проблему, специалисты рекомендуют образно разделить ее на несколько частей, как фрукт. Разбивая задачу на несколько мелких задач и записывая их выполнение пошагово, вы будете думать не о неподъемном деле, а о небольшой подзадаче. Такой подход серьезно облегчит вам жизнь.

Работая в течение дня, обязательно делайте перерывы. Выделяйте время на отдых, чтобы мозг мог восстановиться. Есть такое выражение: «Приходя домой, оставляйте рабочие проблемы на работе». Отключитесь от забот. Гуляйте, смотрите фильмы, слушайте музыку, играйте с ребенком, посетите салон красоты, сходите на массаж, занимайтесь хозяйством, но работу оставьте за дверьми, она не волк и никуда от вас не убежит. И наоборот, приходя на работу, все домашние хлопоты оставляйте дома.

Лень — самый коварный отвлекающий фактор и поглотитель времени. Именно лень заставляет часами прокручивать новостную ленту в интернете, долго разговаривать по телефону, участвовать в сплетнях и пустой болтовне, смотреть бесконечные сериалы, играть в компьютерные игры и просиживать штаны в соцсетях. Всё это крадет наше время и поглощает нашу энергию в огромных количествах. Как результат, уменьшается работоспособность, падает качество выполняемой работы, пропадает творческое мышление.

Ученые провели эксперимент и доказали, что отказ от соцсетей на несколько дней приводит к росту продуктивности рабочего процесса. Общение в разумных пределах допустимо, главное, чтобы оно не мешало выполнению запланированных дел.

Конечно, во всём должна быть мера, и впадать в крайности с ограничениями не стоит. Если даже сделаете малое: отключите звуковые уведомления, будете проверять аккаунты пару раз в день, а не в час, удалите все ненужные странички, — вы удивитесь количеству освободившегося времени, которое можно использовать во благо.

Прежде чем в очередной раз уделить время какой-то чепухе, подумайте: стоит ли оно того? Вам это действительно необходимо? Люблю вопрос «А оно мне надо?» Можно применить к любому слову, мнению, поступку и действию.

Научитесь делегировать. Нужно постараться исключить дела, которые беспардонно воруют нашу жизнь. Поручить их выполнение людям, которые, скорее всего, сделают это лучше, и не разрываться на кусочки — очень правильное решение. Вместо самоотверженной битвы с пылью и грязью с утра до вечера можно обратиться в клининговую службу, которая за пару часов сделает генеральную уборку квартиры. А если отдадите вещи в химчистку или прачечную, вам не придется стирать и гладить. Казалось бы, ничего особенного, но освободившееся время можно посвятить тому, что действительно принесет пользу и в плане саморазвития, и в финансовом.

Порядок дома — порядок в голове

Есть еще одно важное правило в тайм-менеджменте, которое необходимо выполнять, — это создание порядка вокруг себя: в доме, в автомобиле, в рабочем пространстве, в одежде, в телефоне и компьютере. Сложно всё успевать, если вокруг царит беспорядок. Если рабочий стол захламлен, найти быстро необходимый документ не получится, такая же история и с папками на компьютере.

Выход простой — выделить несколько часов и провести генеральную уборку, найти каждой вещи свое место и всё систематизировать. Порядок дома — порядок в голове, порядок на рабочем месте — порядок в делах.

Как в любом деле, так и в тайм-менеджменте: важно не всё успеть, а то, ради чего это необходимо успеть. Ваши цели — это ваша мотивация. А мотивация — это паровоз, который везет за собой весь состав. Всегда напоминайте себе, чего вы хотите, в чем смысл вашей жизни, для чего вы готовы рано вставать, не есть, не спать и сломя голову бежать работать, учиться, делать. Зачастую мы ставим цели, стремимся к ним и не наблюдаем прогресса, а всему виной бесконечная череда дел, которые нас истощают и забирают нашу энергию.

Попробуем найти причины такой неудачи:

1 — планирование всё-таки требует корректировки;

2 — вы устали и не можете делать дела в ожидаемом темпе;

3 — вы прокрастинируете.

Чтобы исправить ошибку, проанализируем: насколько корректна была привязка дел ко времени? Часто бывает, что люди расписывают дела, не учитывая время на дорогу, еду, отдых. Попробуйте неделю записывать фактически, какое дело сколько времени вы делаете, прямо по часам: реальная картинка очень важна. Дальше проанализируйте, достаточно ли вы отдыхаете, чтобы быть эффективным. Если всё хорошо, то тогда стоит работать над прокрастинацией: она часто возникает в ответ на перфекционизм, слишком высокие требования к себе. А над этим уже работают в терапии.

Психологи рекомендуют быть благодарными себе и делать небольшие подарки. Выполнили задуманное на день — побалуйте себя вкусным мороженым. Отработали неделю и всё успели — сходите в кино. Выполнили большую задачу — езжайте кататься на коньках! Важно, чтобы в голове сложилось устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда. Это поможет вам сохранять мотивацию, не прекращать движение к цели и всё успевать.

Благодаря этим несложным правилам сохраненные минуты сложатся в годы новой жизни, где всему свое время и место, где голова и сердце будут в гармонии и где не будет места вопросу: «Почему я ничего не успеваю?»